Las juntas, un pequeño lujo que no sé si valga

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Te invito a que analices el costo de tus juntaspixabay.com

Al final del mes tómate un tiempo y revisa tus registros, ¿cuántas juntas tuvieron?

Reconozco que soy muy quisquillosa con la asignación de mi tiempo, siempre he considerado que es mi recursos más valioso y evito malgastarlo, por eso mis preguntas habituales cuando alguien me convoca a una junta son: 1) ¿cuál es el propósito?, 2) ¿cuánto va a durar?, 3) ¿quiénes van a ir?, 4) ¿hay una agenda de la reunión?, 5) ¿debo llevar algo? Y a pesar de mis esfuerzos, las respuestas comunes son: 1) vamos a hablar de “x” tema, pero acá te decimos bien, 2) más o menos una hora, 3) convocamos a varios, 4) no, pero ya sabemos lo que vamos a ver, 5) nombre, ni te preocupes. Lo que verdaderamente pasa: llego a la reunión citada unos minutos antes, generalmente soy la primera, la gente empieza a llegar 5 minutos después, 20 minutos después de la hora, cuando ya estamos varios, – todos preguntándonos si alguien sabe bien a bien de qué se trata la junta – llega el “más importante” – porque estaba muy ocupado con algo más – y ahora sí, cuando pienso que ya va a empezar la reunión – entonces todos empiezan a saludar (otra vez) al recién llegado, algunos piden o salen nuevamente por café, toman más galletitas y el de más alta jerarquía intenta poner orden para por fin comenzar la junta, para eso ya ha pasado media hora después de la hora citada. Entonces finalmente pienso que se va a poner bueno – como si fuera película de acción –, pero contrario a eso, empieza un gran discurso para intentar clarificar el motivo de la junta, cuando parece que ya captamos la idea muchos nos vemos como diciendo ¿y yo qué vela tengo en el entierro?, por supuesto que jamás lo diríamos en voz alta, pero igual nos quedamos con la duda para intentar averiguarlo después con quien mayor confianza tengamos. Así pasa una hora más, los que tienen alma de artistas (porque les encanta el micrófono) toman la voz a la menor provocación, hablan más de 10 minutos, casi siempre para decir algo que en un minuto podría haberse dicho, hay varios desvíos del tema, más café y galletitas, muchos, por no decir todos, revisan su celular e inclusive se envían mensajes entre ellos, – me doy cuenta por las risas simultáneas que intentan disimular – y por fin el tan anhelado “ya casi terminamos”, que en verdad significa que no hemos llegado a una conclusión, pero ya llevamos mucho tiempo, así que vamos a continuar después para “aterrizar” las ideas. Ahora sí, ya terminamos, ¿o no?, la gente empieza a despedirse – no sé la razón, porque ahí trabajan y son las 11 de la mañana, se van a seguir viendo –, aprovechan para ponerse al día de algún tema personal o de trabajo, hacen una mini-junta para decidir algo, se van a la oficina de alguien para ver algo “muy rápido”, total que dos horas después de junta y 20 horas después de personas (porque asistimos 10 personas) nada quedó acordado, más que la siguiente junta. Lo que te acabo de relatar, bien podría referirse más a una reunión social, que a una junta de trabajo, pero es la realidad diaria de las empresas y de los emprendedores, perdemos una eternidad de tiempo productivo y dinero en juntas de trabajo innecesarias y estos costos nunca los medimos, ni siquiera los consideramos y son altísimos, por eso en algunas organizaciones que han cobrado conciencia del tema, han llegado a políticas como prohibir las juntas de más de 30 minutos, y pensarás ¿30 minutos?, ¿qué se puede hacer en ese tiempo? Maravillas, muchos estudios han demostrado que al tener poco tiempo las personas nos enfocamos más y somos capaces de tomar decisiones más rápido y ponderando diversas variables, Churchill dijo en una ocasión “Si hay algo que aprendí en 52 años de servicio público es que no existe un problema lo suficientemente complejo, ni crisis tan grave, que no pueda resolverse satisfactoriamente en 20 minutos” y el aburrido añadió “El soberano nunca le ofrece al Primer Ministro refrigerio, ni un asiento, la pérdida de tiempo es un grave pecado”, ¿te imaginas una junta sin café y galletitas?, ¿qué le pasaba a este señor?

Poniéndonos serios, te invito a que analices el costo de tus juntas y lo compares contra los verdaderos resultados que generan. Haz el ejercicio durante un mes, registra quiénes asisten a cada junta, cuánto tiempo dura y los acuerdos derivados de la reunión, multiplica el número de horas por el costo de hora-hombre de cada asistente y tendrás el costo más importante de la junta, y digo que el costo más importante porque no estamos considerando lo que podrían haber realizado durante esa hora, el costo del espacio físico y por supuesto el costo del café y las galletitas.

Al final del mes tómate un tiempo y revisa tus registros, ¿cuántas juntas tuvieron?, ¿cuánto costó cada junta? Y lo más importante, ¿qué acuerdos se generaron de cada reunión, valieron la pena considerando su costo?

No pretendo satanizar las reuniones, sé que en algunos casos son verdaderamente necesarias y he tenido la experiencia de asistir a juntas en donde al terminar salgo con la impresión de que fue muy productiva y se lograron avances importantes, lamentablemente son las mínimas. Si seguimos la regla de Pareto, el 80% de las juntas son innecesarias y/o improductivas. La solución no es el extremo opuesto, pero si al mirar el registro del costo de las juntas te sentiste molesto, asombrado e incómodo, haz algo al respecto, define políticas que le funcionen a tu empresa, existen muchas y muy creativas para tener solo las juntas necesarias y fomentar que sean productivas, como juntas de pie, acotarlas a cierto tiempo, no más de ciertos participantes, etc. También puedes proponer que antes de convocar se pregunten ¿qué acuerdo o decisión necesitan que resulte de la junta?, ¿quiénes podrían aportar a ese acuerdo?, ¿cuánto tiempo es razonable?, y si los asistentes deben llevar alguna información relevante para lograr el objetivo. Al finalizar la junta siempre anoten los acuerdos, las siguientes acciones, responsables y fechas.

Recuerda que el uso que le das a cada recurso de tu organización suma o resta, y la forma en que tú o tus colaboradores usan su tiempo tiene un impacto directo en la productividad y los resultados que pueden generar, así que mejores juntas y más ingresos.

Si quieres saber más de este y otros costos que reducen tu rentabilidad, te invito a leer mi libro Los costos que no ves, encuéntralo en http://shorturl.at/fpDPS

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